CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
(Dành cho Ứng viên)
Chính sách bảo vệ Dữ liệu cá nhân này (“Chính sách bảo vệ DLCN”) do Công ty TNHH Kết nối dịch vụ và truyền thông PNC, đơn vị vận hành thương hiệu Phú Films (“Phú Films”), ban hành để giải thích cách Phú Films thu thập, sử dụng, chia sẻ hoặc xử lý Dữ liệu cá nhân của Ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng và thông qua các kênh, nền tảng tuyển dụng của Phú Films.
Chính sách này mô tả mục đích và phương tiện xử lý Dữ liệu cá nhân của Phú Films với tư cách Bên Kiểm soát Dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý Dữ liệu cá nhân hoặc Bên Kiểm soát và xử lý Dữ liệu cá nhân, tùy từng hoạt động thực tế. Việc chia sẻ dữ liệu với các tổ chức, cá nhân có liên quan được thực hiện trong phạm vi các mục đích và đối tượng nêu tại Chính sách này.
1. ĐỊNH NGHĨA
1.1. Ứng viên: là người tiếp cận, tìm hiểu thông tin tuyển dụng, nộp hồ sơ, đăng ký ứng tuyển, tham gia phỏng vấn hoặc thực hiện các hoạt động liên quan trong quá trình Phú Films tổ chức tuyển dụng thông qua website và các kênh tuyển dụng chính thức. Ứng viên có thể là Chủ thể dữ liệu hoặc là người cung cấp, chia sẻ Dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu khác cho Phú Films.
1.2. Chủ thể dữ liệu: là cá nhân được Dữ liệu cá nhân phản ánh. Trong phạm vi Chính sách này, Chủ thể dữ liệu có thể là Ứng viên hoặc cá nhân có dữ liệu được Ứng viên cung cấp cho Phú Films. Trừ khi ngữ cảnh có yêu cầu khác, thuật ngữ “Chủ thể dữ liệu” được hiểu bao gồm Ứng viên. Trường hợp có sự khác biệt về phạm vi hoặc đối tượng, các thuật ngữ được hiểu theo điều khoản tương ứng.
1.3. Dữ liệu cá nhân: là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự gắn liền với một người cụ thể hoặc giúp xác định một người cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm Dữ liệu cá nhân cơ bản và Dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định pháp luật.
1.4. Dữ liệu cá nhân cơ bản: là các dữ liệu thuộc nhóm cơ bản theo quy định pháp luật, có thể gồm họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ liên hệ, quốc tịch, hình ảnh, số điện thoại, thông tin tài khoản số và thông tin khác gắn với hoặc giúp xác định một cá nhân. Phạm vi dữ liệu thực tế xử lý trong tuyển dụng được nêu tại Điều 3.
1.5. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: là dữ liệu được pháp luật xác định là nhạy cảm, có liên quan đến quyền riêng tư và khi bị xâm phạm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, như thông tin sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học, thông tin đời sống riêng tư, dữ liệu vị trí và các nhóm dữ liệu khác theo quy định pháp luật. Việc định nghĩa nhóm dữ liệu này không đồng nghĩa với yêu cầu Ứng viên cung cấp toàn bộ các loại dữ liệu đó.
1.6. Xử lý Dữ liệu cá nhân: là một hoặc nhiều hoạt động tác động đến Dữ liệu cá nhân, như thu thập, ghi nhận, phân tích, tổng hợp, lưu trữ, mã hóa, giải mã, chỉnh sửa, xóa, hủy, khử nhận dạng, cung cấp, công khai hoặc chuyển giao.
1.7. Bên Kiểm soát Dữ liệu cá nhân: là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý Dữ liệu cá nhân.
1.8. Bên Xử lý Dữ liệu cá nhân: là tổ chức, cá nhân thực hiện xử lý dữ liệu thay mặt Bên Kiểm soát Dữ liệu cá nhân thông qua hợp đồng hoặc thỏa thuận.
1.9. Bên Kiểm soát và xử lý Dữ liệu cá nhân: là tổ chức, cá nhân đồng thời quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý Dữ liệu cá nhân.
2. TUYÊN BỐ CỦA ỨNG VIÊN
2.1. Khi xác nhận Chính sách, Ứng viên xác nhận đã đọc và hiểu các quyền, nghĩa vụ của mình, các loại Dữ liệu cá nhân được xử lý, mục đích xử lý và các tổ chức, cá nhân tham gia xử lý. Chính sách này là thông báo của Phú Films đến Ứng viên trước khi thực hiện các hoạt động xử lý được nêu trong Chính sách.
2.2. Ứng viên thể hiện sự đồng ý thông qua việc tích chọn các mục đích xử lý, xác nhận đã đọc Chính sách và bấm nút xác nhận, hoặc bằng phương thức rõ ràng, cụ thể, có thể kiểm chứng khác theo pháp luật. Sự đồng ý được áp dụng theo từng mục đích mà Ứng viên lựa chọn tại Điều 4; việc chỉ truy cập website hoặc im lặng không được coi là đồng ý.
2.3. Khi cung cấp Dữ liệu cá nhân của người khác, bao gồm người tham chiếu, Ứng viên có trách nhiệm bảo đảm đã thông báo và có căn cứ hợp pháp để cung cấp dữ liệu đó. Phú Films thực hiện trách nhiệm đối với việc tiếp nhận, sử dụng và bảo vệ dữ liệu của người đó theo quy định pháp luật.
3. LOẠI DỮ LIỆU CÁ NHÂN XỬ LÝ
Dữ liệu cá nhân được xử lý gồm dữ liệu Ứng viên cung cấp cho Phú Films và dữ liệu phát sinh trong quá trình tuyển dụng, cụ thể như sau:
3.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản: họ tên, số điện thoại, email, vị trí ứng tuyển, đường dẫn portfolio, nội dung CV, lời nhắn; thông tin học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, sản phẩm nghề nghiệp và hình ảnh do Ứng viên cung cấp; lịch phỏng vấn, nội dung trao đổi, nhận xét và kết quả xét tuyển. Phú Films ghi nhận các lựa chọn đồng ý, thời điểm xác nhận và phiên bản Chính sách tương ứng để quản lý việc xử lý dữ liệu.
3.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: chỉ xử lý khi thực tế phát sinh, phù hợp mục đích tuyển dụng và đáp ứng các điều kiện pháp luật áp dụng. Biểu mẫu ứng tuyển hiện không yêu cầu Ứng viên cung cấp dữ liệu định vị, sinh trắc học, sức khỏe, tài khoản ngân hàng hoặc thông tin nhạy cảm không cần thiết cho việc xét tuyển.
4. MỤC ĐÍCH XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
Các mục đích tại Khoản 4.1 và Khoản 4.2 là những nội dung cần thiết để Phú Films thực hiện quy trình tuyển dụng và nghĩa vụ theo quy định pháp luật. Mục đích tại Khoản 4.3 được thực hiện dựa trên sự đồng ý và lựa chọn tùy chọn của Ứng viên.
4.1. Triển khai toàn bộ quy trình tuyển dụng, đánh giá và lựa chọn Ứng viên.
a) Tiếp nhận hồ sơ; đánh giá năng lực, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và mức độ phù hợp với vị trí ứng tuyển.
b) Trao đổi, liên lạc trong quá trình tuyển dụng, giải đáp thắc mắc, gửi thông báo, sắp xếp phỏng vấn và thông báo kết quả.
c) Xác minh thông tin có liên quan, quản lý và lưu trữ hồ sơ để phục vụ việc đánh giá, lựa chọn và ra quyết định tuyển dụng.
4.2. Tuân thủ pháp luật.
Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý, báo cáo hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc xử lý thuộc trường hợp pháp luật cho phép không cần sự đồng ý được thực hiện theo căn cứ pháp luật tương ứng.
4.3. Giới thiệu các cơ hội việc làm khác trong tương lai.
Dựa trên sự đồng ý của Ứng viên, Phú Films sử dụng hồ sơ và thông tin liên hệ để xem xét, thông báo về các vị trí tuyển dụng phù hợp, chương trình hoặc sự kiện phát triển nghề nghiệp mà Ứng viên có thể quan tâm. Không lựa chọn mục này không ảnh hưởng đến việc xét tuyển hiện tại.
5. CÁCH THỨC XỬ LÝ DỮ LIỆU
5.1. Cách thức thu thập
a) Trực tiếp: khi Ứng viên cung cấp thông tin qua biểu mẫu tuyển dụng, email, phỏng vấn trực tiếp hoặc trực tuyến, hoặc quá trình trao đổi, giao kết thỏa thuận liên quan đến tuyển dụng.
b) Gián tiếp: thông qua người giới thiệu, đơn vị hoặc nền tảng tuyển dụng hợp tác với Phú Films, người tham chiếu do Ứng viên cung cấp hoặc nguồn thông tin công khai hợp pháp, khi có căn cứ xử lý phù hợp với pháp luật.
c) Tự động: nhật ký kỹ thuật, địa chỉ IP, thông tin trình duyệt, thiết bị, thời gian truy cập có thể được hệ thống website hoặc nhà cung cấp hạ tầng ghi nhận khi Ứng viên truy cập. Việc dùng cookie và công nghệ tương tự thực hiện theo Điều 11.
5.2. Cách thức lưu trữ
Hồ sơ từ website được tiếp nhận qua Google Apps Script; tệp CV được lưu trên Google Drive và thông tin ứng viên, tình trạng phỏng vấn, bằng chứng đồng ý được quản lý trên Google Sheets của Phú Films. Dữ liệu có thể được lưu trên hạ tầng của nhà cung cấp dịch vụ, trong đó có hạ tầng ngoài Việt Nam. Phú Films có trách nhiệm áp dụng biện pháp bảo vệ, quản lý quyền truy cập, bản sao và thực hiện các nghĩa vụ pháp luật liên quan đến hoạt động lưu trữ và chuyển dữ liệu.
5.3. Chuyển giao Dữ liệu cá nhân
5.3.1. Ứng viên chuyển giao Dữ liệu cá nhân cho Phú Films
Khi cung cấp dữ liệu của người tham chiếu hoặc người khác, Ứng viên cần bảo đảm có quyền cung cấp và đã thực hiện thông báo, xin phép theo quy định áp dụng. Việc xác minh, sử dụng dữ liệu phải giới hạn trong mục đích tuyển dụng đã thông báo.
5.3.2. Phú Films chuyển giao Dữ liệu cá nhân
a) Phú Films có thể cung cấp dữ liệu cho các tổ chức, cá nhân tham gia xử lý tại Điều 8 khi cần thiết cho mục đích tuyển dụng hoặc theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.
b) Phú Films thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với quy định pháp luật.
c) Việc chuyển giao giới hạn theo đối tượng tiếp nhận, loại dữ liệu cần thiết và mục đích tại Điều 4. Trường hợp phát sinh chuyển dữ liệu xuyên biên giới, Phú Films thực hiện các điều kiện và nghĩa vụ pháp luật tương ứng.
5.3.3. Cơ sở thực hiện việc chuyển giao, chia sẻ Dữ liệu cá nhân
Việc chuyển giao, chia sẻ được thực hiện theo sự đồng ý phù hợp của Chủ thể dữ liệu hoặc căn cứ pháp luật áp dụng khác.
5.3.4. Thời hạn của hoạt động chuyển giao, chia sẻ Dữ liệu cá nhân
Dữ liệu được xử lý trong thời gian tại Điều 7. Khi kết thúc thời gian xử lý, dữ liệu được xóa, hủy hoặc hoàn trả theo Khoản 5.6 và quy định pháp luật, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hợp pháp hoặc pháp luật yêu cầu lưu giữ.
5.4. Cách thức mã hóa
Phú Films áp dụng biện pháp mã hóa và bảo vệ phù hợp với hệ thống, dịch vụ sử dụng trong quá trình truyền và lưu trữ dữ liệu, nhằm bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn và hạn chế truy cập, thay đổi trái phép.
5.5. Cách thức phân tích
Dữ liệu có thể được tổng hợp hoặc khử nhận dạng trước khi sử dụng để thống kê, đánh giá và cải thiện quy trình tuyển dụng, phù hợp với mục đích đã thông báo và quy định pháp luật.
5.6. Cách thức xóa, hủy dữ liệu
Phú Films thực hiện xóa, hủy dữ liệu theo quy định pháp luật trong các trường hợp:
a) Ứng viên có yêu cầu xóa, hủy hợp lệ.
b) Ứng viên rút lại sự đồng ý và không còn căn cứ hợp pháp để tiếp tục xử lý dữ liệu tương ứng.
c) Mục đích xử lý đã hoàn thành hoặc không còn phù hợp. Khi không tuyển dụng, thông tin ứng viên đã cung cấp phải được xóa, hủy, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với Ứng viên theo quy định pháp luật.
d) Trường hợp khác do pháp luật quy định.
Nếu pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu giữ, Phú Films chỉ lưu giữ và xử lý trong phạm vi, thời gian được phép; thông báo lý do phù hợp cho Ứng viên, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
6. HẬU QUẢ, THIỆT HẠI KHÔNG MONG MUỐN CÓ KHẢ NĂNG XẢY RA
6.1. Phú Films thực hiện các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp để bảo vệ Dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, rủi ro có thể phát sinh từ lỗi phần cứng, phần mềm, truy cập trái phép, lỗ hổng bảo mật, chia sẻ nhầm, mất thông tin xác thực, hành vi lừa đảo, mã độc hoặc sự cố khách quan khác.
6.2. Khi xảy ra sự cố gây mất, lộ, lọt dữ liệu, Phú Films thực hiện biện pháp xử lý, hạn chế thiệt hại, thông báo và báo cáo cơ quan có thẩm quyền, Chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật. Nội dung này không loại trừ trách nhiệm pháp lý của Phú Films.
7. THỜI GIAN BẮT ĐẦU, THỜI GIAN KẾT THÚC XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
7.1. Thời điểm bắt đầu
Dữ liệu cá nhân được xử lý kể từ thời điểm Phú Films nhận được dữ liệu và đã có căn cứ pháp lý phù hợp để xử lý theo quy định pháp luật.
7.2. Thời điểm kết thúc
Dữ liệu cá nhân được dừng xử lý theo các căn cứ sau đây, tùy từng mục đích xử lý và quy định pháp luật áp dụng:
(i) Theo yêu cầu bằng văn bản của Chủ thể dữ liệu phù hợp với Chính sách này và pháp luật.
(ii) Khi kết thúc mục đích xử lý dữ liệu theo Chính sách này.
(iii) Theo quy định của pháp luật.
Trường hợp có nhiều căn cứ về thời điểm kết thúc, việc xác định thời điểm tiếp tục lưu giữ hoặc dừng xử lý phải phù hợp với thỏa thuận hợp pháp và quy định pháp luật; thực hiện việc xóa, hủy theo Khoản 5.6.
8. TỔ CHỨC, CÁ NHÂN THAM GIA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
Trong phạm vi pháp luật cho phép và phục vụ các mục đích tại Điều 4, các tổ chức, cá nhân tham gia xử lý có thể gồm:
(i) Nhân viên, người lao động phụ trách tuyển dụng, người phỏng vấn, người phụ trách vị trí và nhân sự quản trị hệ thống của Phú Films theo nhiệm vụ được giao.
(ii) Đơn vị cung cấp hạ tầng website, Google Apps Script, Google Drive, Google Sheets, email hoặc dịch vụ hỗ trợ tuyển dụng được Phú Films sử dụng.
(iii) Cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
(iv) Đơn vị, cá nhân hợp tác hoặc cung cấp dịch vụ hỗ trợ tuyển dụng theo thỏa thuận phù hợp.
(v) Các bên khác khi có sự đồng ý phù hợp của Ứng viên hoặc căn cứ pháp luật.
Các bên tiếp nhận có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu theo phạm vi xử lý, thỏa thuận và pháp luật áp dụng. Phú Films thực hiện trách nhiệm quản lý việc chia sẻ, chuyển giao do mình quyết định.
9. QUYỀN CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU
9.1. Quyền được biết
Ứng viên có quyền được biết về loại dữ liệu được xử lý, mục đích, các bên tham gia xử lý và quyền, nghĩa vụ của mình theo quy định pháp luật.
9.2. Quyền đồng ý, rút lại sự đồng ý, hạn chế và phản đối xử lý Dữ liệu cá nhân
Ứng viên có quyền lựa chọn đồng ý, rút lại sự đồng ý, yêu cầu hạn chế hoặc phản đối xử lý theo điều kiện pháp luật quy định. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã thực hiện hợp lệ trước đó. Phú Films giải thích ảnh hưởng đối với quá trình tuyển dụng khi không còn căn cứ xử lý thông tin cần thiết.
9.3. Quyền truy cập xem, chỉnh sửa và yêu cầu chỉnh sửa Dữ liệu cá nhân
Ứng viên có quyền xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu của mình theo quy định pháp luật. Phú Films xác minh và giải quyết yêu cầu phù hợp.
9.4. Quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu
Ứng viên có quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu của mình hoặc đồng ý cho cung cấp dữ liệu cho tổ chức, cá nhân khác theo điều kiện và thời hạn pháp luật quy định.
9.5. Quyền yêu cầu xóa dữ liệu
Ứng viên có quyền yêu cầu xóa, hủy dữ liệu theo Khoản 5.6. Nếu có căn cứ pháp luật không thực hiện được toàn bộ yêu cầu, Phú Films thông báo phạm vi và lý do phù hợp.
9.6. Các quyền khác theo quy định pháp luật
Ứng viên được thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường và các quyền hợp pháp khác theo quy định pháp luật.
9.7. Thực hiện quyền của Chủ thể dữ liệu
Ứng viên gửi yêu cầu qua đầu mối tuyển dụng hoặc email support@phufilms.vn, kèm thông tin cần thiết để xác định hồ sơ và nội dung yêu cầu. Phú Films xác minh danh tính trong phạm vi cần thiết, tiếp nhận và giải quyết theo điều kiện, thời hạn pháp luật áp dụng, đồng thời thông báo kết quả xử lý.
10. NGHĨA VỤ CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU
10.1. Tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến xử lý và bảo vệ Dữ liệu cá nhân.
10.2. Cung cấp thông tin trung thực, chính xác; cập nhật hoặc thông báo khi có thay đổi, sai sót trong hồ sơ.
10.3. Phối hợp với Phú Films hoặc cơ quan có thẩm quyền khi phát sinh vấn đề liên quan đến dữ liệu và bảo mật thông tin.
10.4. Chủ động bảo vệ dữ liệu của mình, kiểm tra kênh gửi hồ sơ và thông báo khi phát hiện dấu hiệu bị xâm phạm.
10.5. Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu của người khác; bảo đảm quyền cung cấp tài liệu, portfolio hoặc thông tin người tham chiếu.
10.6. Chịu trách nhiệm theo pháp luật đối với thông tin, dữ liệu do mình cung cấp và hành vi vi phạm do mình thực hiện. Nghĩa vụ này không loại trừ trách nhiệm bảo vệ dữ liệu của Phú Films.
10.7. Theo dõi nội dung Chính sách và thông báo thay đổi liên quan đến hồ sơ của mình.
10.8. Tham gia phòng, chống các hành vi vi phạm quy định bảo vệ Dữ liệu cá nhân.
10.9. Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định pháp luật.
11. SỬ DỤNG COOKIES
11.1. Cookie là tệp dữ liệu nhỏ được lưu trên thiết bị khi truy cập website. Phú Films hoặc dịch vụ được tích hợp có thể sử dụng cookie, công nghệ tương tự để vận hành website, ghi nhận thông tin kỹ thuật và cải thiện trải nghiệm trong phạm vi được thông báo, theo căn cứ pháp luật phù hợp. Cookie không cần thiết phải có lựa chọn và sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.
11.2. Ứng viên có thể quản lý, từ chối hoặc vô hiệu hóa cookie bằng thiết lập trình duyệt hoặc công cụ lựa chọn được cung cấp. Việc vô hiệu hóa một số cookie cần thiết có thể ảnh hưởng đến chức năng website. Sự đồng ý tuyển dụng không mặc nhiên bao gồm theo dõi quảng cáo.
12. SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, THAY THẾ CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DLCN
12.1. Phú Films có thể sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Chính sách để phù hợp với hoạt động thực tế và quy định pháp luật.
12.2. Nội dung thay đổi được thông báo bằng văn bản, email, trên website chính thức hoặc hình thức phù hợp khác. Trường hợp thay đổi cần sự đồng ý mới, Phú Films lấy sự đồng ý trước khi thực hiện; không tự mở rộng các mục đích Ứng viên đã lựa chọn.
12.3. Ứng viên được khuyến nghị theo dõi và cập nhật Chính sách để nắm thông tin về hoạt động xử lý dữ liệu liên quan đến mình.
13. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
Khi phát sinh tranh chấp liên quan đến xử lý Dữ liệu cá nhân, Ứng viên và Phú Films có thể trao đổi, thương lượng hoặc hòa giải. Các bên có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền tại Việt Nam giải quyết theo pháp luật. Việc thương lượng, hòa giải không hạn chế các quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định.
14. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
14.1. Chính sách được áp dụng đối với hoạt động xử lý Dữ liệu cá nhân của Ứng viên trong phạm vi mục đích đã lựa chọn, thỏa thuận hợp pháp và pháp luật áp dụng. Trường hợp nội dung Chính sách khác với quy định bắt buộc của pháp luật, thực hiện theo pháp luật. Việc xác nhận Chính sách không thay thế lựa chọn riêng đối với từng mục đích xử lý.
14.2. Mọi yêu cầu, phản hồi liên quan đến xử lý Dữ liệu cá nhân được gửi tới Công ty TNHH Kết nối dịch vụ và truyền thông PNC — Phú Films; mã số doanh nghiệp 0107630491; địa chỉ Số 5C, hẻm 1/16/10, phố Thúy Lĩnh, thành phố Hà Nội; email support@phufilms.vn; điện thoại 0904 858 956.
